2021年,为推进数字化转型升级进程,某知名金融期货机构携手信源信息开启“采购电子化平台”的建设。2024年底,平台二期正式上线,有效提高采购质效,强化采购价值,为“数字金融”的建设迈出了更坚实的一步。
平台采用先进技术,提供强大动能
1)信创适配改造,自主安全可控。该金融期货机构采购电子化平台积极响应金融信创的监管要求,从操作系统到数据库、从服务器到中间件、以及终端与云平台,全面实施信创适配改造,确保平台的自主性与安全性。
2)前后端分离,开发效率与质量双提升。平台采用前后端分离技术架构,当平台需要修改或扩展系统功能时,只需要针对相应的前端或后端部分进行修改,而不需要对整个系统进行重构,既提高了开发效率,又有助于提升系统的可扩展性和可维护性,为平台的持续优化奠定坚实的基础。
3)采购数据“搬”上阿里云,激活数据资产。当平台面临高并发与复杂的业务场景时,平台可以迅速智能地调配资源,高效利用吞吐性能,解决大规模数据处理和元数据线性增长的问题。同时,“上云”将采购交易过程中的数据积累沉淀下来,让数据发挥价值,实施数字化、网络化、智能化转型。
覆盖全业务场景,实现采购闭环管理
平台构建了涵盖采购门户、采购计划、子公司集中采购、子公司自行采购、电子招投标以及围串标分析等一系列功能模块,实现了从需求申请、采购流程执行、合同签订、资产入库到验收付款跟踪的全链条闭环管理,使得采购业务的管理更加全面、细致,有效避免了潜在的风险和漏洞。
平台不仅覆盖了集中采购(兼顾集中大额采购的高效与集中小额采购的灵活性)、自行采购(灵活应对小额零星需求)、框架协议等采购模式,深度融合了统一管理标准与各子公司的个性化需求,引领采购管理迈入了一个全新的高效时代。
招投标全流程电子化,降低采购成本
平台深度融合大数据、云技术,并结合集成CA数字认证,积极探索“互联网+采购交易”,全面推行采购文件在线编写、发布公告、线上投标、开标、评标、结果公示、电子归档的业务全流程在线办理,让数据多跑路,人员少跑腿,降低各方采购成本,提高采购过程的透明度和公平性。
采购文件模板化,提升规范和效率
平台对招标文件和投标文件进行标准化、结构化升级,明确并内置了采购文件模块、评审项目及自动评审逻辑,形成的采购文件模板库,可满足不同类型采购项目编制需求,提升采购人和供应商编制采购文件的效率与便捷性,并避免了传统采购模式下供应商线下编制投标文件或签章不规范而导致废标的现象。
创新评审形式,打造智能化评审
1)页码关联评分办法,快速定位响应内容。评分办法自动定位投标文件中的页码,便于评审专家迅速找到投标文件的响应内容,从而有效减轻评审专家的工作负担,并显著提升评审效率。
2)报价偏离度智能分析,识别异常价格。通过智能算法有效将供应商报价与采购预算进行比较和分析,帮助采购人更好地了解供应商的报价情况,识别异常低价和高价,促进合理竞争。同时,也有助于供应商调整报价策略,提高报价的竞争力。
3)线上扫码便捷签字,推动在线评审。支持评审专家通过线上扫码方式进行签字,进一步推动实现在线评审的便捷流程。
4)自动汇总生成评审报告,提高评审效率。评审专家在线完成评审打分后,平台将自动汇总所有评审结果,并即时生成评审报告,进一步提高了评审质量和评审效率,实现过程管控标准化与精细化,全面规范采购业务流程。
围串标分析,形成智慧化风险防控
1)投标文件硬件特征码追溯分析。通过深度分析投标人制作投标文件时所用电脑的CPU序列号、硬盘序列号、MAC地址及IP地址等硬件特征码,精准识别并防范“不同投标人投标文件实则由同一单位或个人编制”的潜在风险。
2)供应商关联关系智能分析。运用主体关联度分析技术,提前洞察投标人间可能存在的股权关系,有效预警并规避围标、串标等不正当竞争行为的发生。
3)投标文件相似度智能检测。结合文档识别、语义分析、关键词抽取及相似度比对等先进技术,对供应商的商务文件和技术文件进行全方位相似度分析,确保评审过程的公正性和准确性。
4)过程受控,留痕可追溯。平台设置有流程记录和日志功能,能够做到全程留痕、可追溯管理,对采购风险实时预警,切实满足采购合规要求。
多方在线协同,增强采购效能
1)供应商线上投标更加便捷化。供应商可在线使用投标客户端,进行下载采购文件、投标文件在线模板化制作、电子签章并加密递交响应文件、投标文件内容关联评分办法、上传投标文件、查看投标状态等操作,降低供应商的投标成本。
2)代理机构自主高效完成招标项目。代理机构在平台上可根据项目“导航式”流程自主开展招标活动,每一步操作都清晰明了。同时,采购人能够在系统中实现全流程在线监管,随时掌握招投标进度与状态。实现了采购人与供应商、招标代理机构之间的无缝对接与高效协同。
3)系统之间数据共享协同。平台实现了与财务、资产、OA、PMS等系统的无缝对接,打破了数据孤岛,实现了数据的共享和协同,进一步提升了办公效率。
接下来,信源信息将致力于不断深化和完善该金融期货机构采购电子化平台的功能,重点聚焦于提升平台的用户体验,同时强化风险防控机制、数据积累分析能力、档案管理能力,增强采购价值创造能力,全面推动采购与供应链管理规范化、精益化、协同化、智慧化发展,为行业树立了新的采购管理标杆。