因金融业务对精准性、及时性、安全性的超严格要求，金融行业相对于许多其它行业信息化、电子化、互联网化的实用进程更快，应用程度更深，因此，金融招采业务由传统手工、纸质方式向智能、电子方式转变已成为大多数金融企业的共识，但谨慎、安全的惯性思维也导致了许多金融企业招标采购业务在转型中出现步子不快，深度不够，广度不全等问题。
一场突如其来的疫情，导致一些金融企业出现”虽有电子采购平台，但招标采购业务仍难正常开展”的尴尬境地，使金融企业清晰的认识到加快招采平台全流程、全方位电子化的必要性和紧迫性。
信源信息，专注电采领域15年，11年金融行业电子化采购软件开发经验，合作金融客户30多个，今天我们一起探讨“金融e采”金融采购系统的“四用四替”之“用电子代替纸质”，助力金融招采转方式、提效率、战疫情。
1．招标文件变电子，模板生成错误少
传统招标文件编制，招采经办人使用office等办公软件进行编制，不仅要关注招标采购过程，还要进行调整文件格式等工作，文件审核也较为繁琐，还很容易出错。
一些有经验的经办人会积累自己的招标文件模板，但无法实现“经验”的共享。招标文件电子化、模板化就很好的解决这一问题，集中采购部门统一定制各类项目的招标文件模板，模板根据项目运行实际情况进行调整或者新增模板。
招标文件模板通过“挖空”的形式，使招标经办人关注“符合性检查项”、“评分标准”等个性化内容，减少对通用内容的关注，提高了工作效率的同时也减少了内控风险。
为了后期的审查和调用，招标文件一般要完整存档15年。随着项目的积累，人员的变动，这些纸质文件将面临严峻的储存和保管问题，需要有专门的保管办法防止意外受损。而电子版文件存在服务器上，只占用硬盘空间，且服务器内容会进行备份，更符合企业的利益需求。
2．质疑澄清变电子，实时反馈效率高
供应商收到项目采购邀请下载招标文件后，可在规定时间内在线填写提交质疑信息，平台即时提醒项目经办人员查看项目质疑信息，项目经办人员可实时在线单独答复或公开回复，对质疑信息进行澄清，相比线下纸质质疑及澄清，提高了质疑澄清工作的效率。
3．投标文件变电子化，不漏项，降低废标风险
投标人在家即可编辑投标文件。基于离线投标客户端，投标人只需一台电脑，无需联网即可做标书，离线环境既安全又方便。
在投标过程中根据招标人设置好的模板进行内容填充，每一项都有参考模板，每一项内容的输入都有校验，有效避免因实质性响应文件缺失而造成的废标遗憾。制作完成的投标文件通过一键生成并证书加密，切实保护了文档的安全。
4．评标报告依据评审情况自动生成，准确无误
系统按不同的采购方式设置评标报告模版，评委在线评审结束后，系统按评审结果自动生成评标报告内容，省去了评委大量的基础工作，提高了评审效率。
尤其是一个项目有多个分包、多个评审小组的情况下，系统可按评审组分别生成相应的评标报告，无需评委再翻阅标书去核对项目分包信息、投标人名称、报价、以及未通过符合性审查的投标人等内容。
5．现金支付变电子支付实时到账，对账更快捷
疫情期间，供应商可以通过电子支付实现标书费、投标保证金、中标服务费等采购类的财务付款。这样既减少了使用现金到柜台排队转账的麻烦，也无需给招标单位递送银行汇款凭证，既提高了响应效率，也减少了外出感染的风险。
招标单位不用收取银行汇款凭证，减少了面对面接触的风险。通过电子支付实时到账，可以实现财务数据和采购数据的联通，系统自动对账，减少工作失误的风险，提高财务和采购的工作效率。
6．纸质保函变电子保函办理更方便
相比传统的纸质保函，电子保函与接口直接对接，具有办理便捷、方便查验真伪、全程电子留痕等优点。
投标标人在线提交申请，采购系统自动跳转保函平台，投标人在保函平台中办理保函后，可下载获取文件。项目经办人通过平台获取经办项目的投标保证金交纳情况时，自动包含电子保函相关数据。
专家在项目评标评审阶段，可以查看项目投标人的投标保证金交纳及电子保函办理的情况。
项目结束后，项目经理发送退款指令，快速解冻。
7．供应商资质证件审核信息验证更准确
信源集中采购系统与当前主流工商数据平台天眼查、企查查数据对接。系统在线提供企业基本信息、经营情况、风险信息、资质证明、财务情况等全面数据信息，用户直观识别核对供应商注册信息与全面信息的差异，便于用户有效审定供应商；渠道验证、及时发现风险、规避风险，提升供应商管理水平，为采购工作提供更好服务保障。
以上功能已在信源多个金融行业客户中局部或全部应用，成熟稳定，效果明显，得到了应用客户的好评，欢迎新老客户联系试用。
“金融e采”金融采购系统的“四用四替”之"用电子代替纸质"，阐释了金融集中采购平台如何将采购人从繁琐、低效的工作中解脱出来，让招采工作更高效、准确、智能。
